กระทบยอดคืออะไร ทำไมยื่นภาษีตรงเวลา บัญชีก็ยังผิดได้

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเข้าใจว่า ถ้ายื่นภาษีครบทุกเดือน ไม่เคยยื่นช้า แปลว่าบัญชีของกิจการถูกต้องแล้ว — ความจริงคือ สองเรื่องนี้ไม่เหมือนกัน

การยื่นภาษีคือการส่งตัวเลขให้กรมสรรพากรทันกำหนด ส่วนการกระทบยอดคือการตรวจว่าตัวเลขที่ส่งไปนั้น ตรงกับหลักฐานจริงของกิจการหรือไม่ ธุรกิจที่ยื่นภาษีตรงเวลาแต่ไม่เคยกระทบยอด มักจะมาเจอปัญหาพร้อมกันทีเดียวตอนปิดงบปลายปี

กระทบยอดคืออะไร

กระทบยอด (Reconciliation) คือการนำยอดคงเหลือในบัญชีของกิจการ ไปเทียบกับหลักฐานจากภายนอกหรือรายงานอีกชุดหนึ่ง แล้วอธิบายให้ได้ว่าทำไมสองยอดนี้ต่างกัน และต่างกันด้วยรายการอะไรบ้าง

ถ้าอธิบายผลต่างไม่ได้ แปลว่ามีบางอย่างผิด — อาจเป็นรายการที่ลืมบันทึก บันทึกซ้ำ บันทึกผิดจำนวน หรือเงินที่หายไปจริง ๆ

6 รายการที่ต้องกระทบยอดทุกเดือน

กระทบยอดเงินฝากธนาคาร ทำยังไง

เป็นรายการที่ทำง่ายที่สุดและควรเริ่มจากตัวนี้ หลักการคือ ตั้งต้นจากยอดใน Statement แล้วบวกลบรายการที่ทั้งสองฝั่งบันทึกไม่พร้อมกัน จนได้ยอดที่ควรตรงกับบัญชี

ถ้ายอดในบัญชีตรงกับ 331,295.35 บาท ถือว่ากระทบยอดผ่าน แต่ยังไม่จบ — ดอกเบี้ยรับและค่าธรรมเนียมต้องตั้งรายการปรับปรุงเข้าบัญชีด้วย ไม่ใช่ปล่อยไว้เป็นผลต่างทุกเดือน หลายกิจการปล่อยสะสมจนสิ้นปีแล้วผลต่างกลายเป็นหลักหมื่น

ลูกหนี้และเจ้าหนี้ จุดที่กำไรหายบ่อยที่สุด

ยอดลูกหนี้ในงบต้องแตกเป็นรายตัวได้ว่าค้างใคร ใบไหน ครบกำหนดเมื่อไหร่ ถ้าแตกไม่ได้ แปลว่ายอดนั้นอาจมีหนี้ที่เก็บเงินไปแล้วแต่ไม่ได้ตัดยอด หรือมีใบที่หายไปจากระบบ

ฝั่งเจ้าหนี้ รายการที่พลาดบ่อยที่สุดคือ ของหรือบริการที่รับมาแล้วแต่ใบกำกับภาษียังไม่มา ถ้าไม่ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายไว้ ต้นทุนของเดือนนั้นจะขาด กำไรจะดูสูงเกินจริง แล้วไปโผล่เป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ในเดือนถัดไปแทน ทำให้อ่านงบไม่ได้ทั้งสองเดือน

ภาษีขาย ภาษีซื้อ และกับดัก 6 เดือน

สามตัวเลขนี้ต้องตรงกันเสมอ: รายงานภาษี · บัญชีแยกประเภท · แบบ ภ.พ.30 ที่ยื่น ถ้าตัวใดตัวหนึ่งไม่ตรง แปลว่ายื่นขาดหรือยื่นเกิน ซึ่งทั้งสองแบบมีผลเสีย

อีกกลุ่มที่ต้องแยกให้ชัดคือภาษีซื้อที่กฎหมายไม่ให้นำมาใช้สิทธิ เช่น ค่ารับรอง ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์นั่ง และใบกำกับภาษีที่ไม่สมบูรณ์ ถ้าเผลอนำไปใส่ในรายงานภาษีซื้อ จะถูกประเมินพร้อมเบี้ยปรับเงินเพิ่มภายหลัง

ขายออนไลน์: ยอดขายไม่เท่ากับเงินที่เข้าบัญชี

ร้านค้าออนไลน์คือกลุ่มที่กระทบยอดยากที่สุด เพราะแพลตฟอร์มหักค่าใช้จ่ายหลายชั้นก่อนโอนเงิน

รายได้ที่ต้องบันทึกและใช้ยื่นภาษีคือ ยอดขายเต็ม 820,000 บาท (หลังหักยกเลิก) ไม่ใช่ 724,220 บาทที่เข้าบัญชี ส่วนค่าธรรมเนียมทั้งหมดคือค่าใช้จ่ายคนละรายการ ถ้าบันทึกจากยอดเงินเข้าบัญชีอย่างเดียว ทั้งรายได้และค่าใช้จ่ายจะขาดไปพร้อมกัน และยอดขายจะไม่ตรงกับที่แพลตฟอร์มนำส่งให้กรมสรรพากร (อ่านต่อ: ภาษีคนขายของออนไลน์)

ส่วนต่างระหว่างเงินที่ควรได้รับกับเงินที่เข้าบัญชีจริง คือ ลูกหนี้แพลตฟอร์ม ที่ต้องแสดงในงบ ไม่ใช่ปล่อยให้หายไประหว่างเดือน

7 สัญญาณว่าบัญชีของคุณไม่เคยถูกกระทบยอด

• บอกไม่ได้ว่ายอดลูกหนี้ในงบ ประกอบด้วยลูกค้ารายไหนบ้าง
• ยอดเงินฝากในงบไม่เคยตรงกับ Statement และไม่มีใครอธิบายผลต่างได้
• มีบัญชี "ลูกหนี้อื่น" หรือ "เจ้าหนี้อื่น" ที่ยอดค้างเท่าเดิมมาหลายปี
• สต็อกในระบบกับของในคลังต่างกันมาก และไม่เคยปรับปรุง
• ภาษีซื้อบางเดือนสูงผิดปกติ เพราะเพิ่งเอาใบเก่ามาใส่รวมกัน
• ค่าใช้จ่ายบางตัวโผล่เป็นก้อนใหญ่เดือนเว้นเดือน แทนที่จะทยอยทุกเดือน
• ปิดงบปีทีไร ต้องรื้อแก้ย้อนหลังทุกครั้ง

ถ้าเข้าข่ายตั้งแต่ 3 ข้อขึ้นไป แปลว่างบการเงินที่ใช้ตัดสินใจอยู่ทุกวันนี้ ยังเชื่อถือไม่ได้เต็มที่

ทำเองได้ไหม

ทำได้ ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมราคาแพง สิ่งที่ต้องมีคือ กระดาษทำการที่วางโครงไว้ดี หนึ่งชุดต่อหนึ่งเดือน แต่ละบัญชีมีช่องผลต่างที่ต้องเป็นศูนย์ และมีช่องบันทึกสาเหตุของผลต่างทุกครั้ง

หัวใจไม่ได้อยู่ที่เครื่องมือ แต่อยู่ที่ ทำครบทุกบัญชี ทำทุกเดือน และไม่ปล่อยผลต่างข้ามเดือน ถ้าเดือนไหนหาสาเหตุไม่เจอ ให้บันทึกไว้ว่าหาไม่เจอ ดีกว่าแกล้งลืม เพราะเดือนถัดไปจะยิ่งหายาก

คำถามที่พบบ่อย